Können Admins meine Erinnerungen lesen?

Nein. Deine privaten Erinnerungen sieht nur du. Ein Admin kann das Gedächtnis für die ganze Gemeinde ausschalten oder löschen, lesen kann er deine Einträge nie.

Warum hat sich der Assistent etwas nicht gemerkt?

Vielleicht war es etwas, das er nie speichert, oder etwas Persönliches, das er nebenbei nur mit „Persönliches merken“ behält. Sag einfach „Merk dir …“, dann weißt du es sicher.

Wie bleibt etwas nur bei mir?

Tipp im Hinweis über dem Eingabefeld auf „Nur für mich“, verschieb den Eintrag in den Einstellungen nach „Privat“ oder schalte „Zum Gemeindewissen beitragen“ aus.

Wie lösche ich alles auf einmal?

In den Einstellungen unter „Gedächtnis“ mit „Gedächtnis zurücksetzen“. Deine Erinnerungen in dieser Gemeinde sind dann dauerhaft gelöscht, deine Chats bleiben.

Was sich der Assistent merkt

Der Assistent kann sich Dinge über dich und eure Gemeinde merken. Dann musst du nicht jedes Mal neu erklären, wofür du zuständig bist, wie du Antworten am liebsten hast oder wann der Jugendkreis sich trifft.

Was der Assistent sich merkt

Es gibt zwei Wege.

Du sagst es ausdrücklich. Schreib „Merk dir, dass ich donnerstags nicht erreichbar bin“, und der Assistent speichert es. Ab dann weiß er es, auch in neuen Chats.

Er merkt es sich nebenbei. Erwähnst du beim Arbeiten „ich schreibe jeden Donnerstag den Newsletter“, kann er sich auch das merken, ohne dass du darum bittest. Das läuft, solange in den Einstellungen „Erinnerungen aus Chats erstellen“ eingeschaltet ist.

Gemerkt wird, was länger gilt: deine Aufgaben, feste Termine und Abläufe, Werkzeuge, laufende Projekte, Pläne mit Datum und wie du Antworten haben willst. Was nur heute zählt, eine einzelne Frage, deine Stimmung oder ein Entwurf, den du nicht übernimmst, bleibt im Chat.

Er hält fest, was du gesagt hast, und zieht keine Schlüsse über dich. Aus „nächsten Monat“ macht er den Monat mit Jahreszahl, damit der Eintrag auch später noch stimmt. Ändert sich etwas, aktualisiert er den bestehenden Eintrag, statt einen zweiten anzulegen.

Persönliches nur, wenn du es erlaubst. Deine Gesundheit oder deine familiäre Situation merkt sich der Assistent nebenbei nur, wenn du „Persönliches merken“ einschaltest. Von Haus aus ist es aus, dann merkt er sich so etwas nur, wenn du ihn ausdrücklich darum bittest. Persönliches bleibt immer privat.

Privat und Gemeindewissen

Privat ist, was nur dich betrifft: wie du arbeitest, deine eigenen Pläne und Ideen, persönliche Dinge. Das siehst nur du.

Gemeindewissen ist, was in eurer Gemeinde ohnehin alle wissen können: wer welche Aufgabe hat, wer welches Team leitet, wer für die Seelsorge zuständig ist und wann ihre Sprechstunde ist, wann Gottesdienst ist, angekündigte Veranstaltungen, wer auf einer Konferenz ist. Das sehen alle Mitglieder, und ihr Assistent weiß es auch. Gemeindewissen gibt es nur, wenn eure Gemeinde es eingeschaltet hat.

Manchmal betrifft etwas dich persönlich, wäre aber für andere wichtig, etwa „ab Januar mache ich im Lobpreis weniger“. Dann fragt der Assistent über dem Eingabefeld: „Mit dem Team teilen?“ Du antwortest mit „Teilen“ oder „Privat“. Mit dem x merkt er es sich gar nicht.

Geteilt wird nur, was du selbst schreibst. Hat der Assistent in einem Chat E-Mails, Dateien, Webseiten oder Daten aus ChurchTools gelesen, landet ab da aus diesem Chat nichts mehr im Gemeindewissen. Was er nebenbei über andere Menschen hört, merkt er sich nur, wenn es ins Gemeindewissen gehört.

Ändert sich etwas, das im Gemeindewissen steht, etwa „der Hauskreis trifft sich jetzt donnerstags“, ersetzt der neue Eintrag den alten. Der alte bleibt als frühere Fassung mit seinem Autor sichtbar.

Willst du nichts zum Gemeindewissen beitragen, schalte in den Einstellungen „Zum Gemeindewissen beitragen“ aus. Was andere teilen, siehst du weiterhin.

Sehen, was gespeichert wurde

Hat der Assistent etwas gespeichert, erscheint über dem Eingabefeld ein Hinweis: „In Erinnerung gespeichert“ oder „Im Gemeindewissen gespeichert“, dazu der Eintrag als Link. Der Link öffnet ihn in den Einstellungen. Wurde etwas geteilt, kannst du es mit „Nur für mich“ zurückholen. Hat er sich etwas Persönliches gemerkt, steht dort „Persönliches gespeichert“, und mit „Nicht merken“ löschst du es gleich wieder. Der Hinweis verschwindet nach einer halben Minute, mit dem x oder mit deiner nächsten Nachricht.

Erinnerungen verwalten

Alles steht in den Einstellungen unter Assistent › Gedächtnis, geordnet nach Du, Gemeinde, Themen, Bereiche, Personen und Projekte. „Privat“ und „Geteilt“ zeigen, was davon in einer Datei steht.

Öffne eine Datei, um alles zu lesen. Über das Menü an einem Eintrag kannst du ihn bearbeiten, löschen, mit der Gemeinde teilen oder mit „Nur für mich“ zurück ins Private holen. Geteilte Einträge zeigen, wer sie hinzugefügt hat. Ändern oder löschen darf sie diese Person oder ein Admin. Ein Eintrag mit „Prüfen“ ist länger nicht bestätigt worden. Stimmt er noch, tipp auf „Bestätigen“. Vergangene Termine wandern unter „Früher“.

Unten auf der Seite kannst du dem Assistenten in eigenen Worten sagen, was sich ändern soll: „Das Sommerlager 2027 ist abgeschlossen“ oder „Vergiss, was du über meinen Urlaub weißt“. Im Chat geht das genauso.

Mit „Als Text exportieren“ oder „Als JSON exportieren“ lädst du deine privaten Erinnerungen herunter.

Gemeindewissen für Admins

Admins schalten das Gemeindewissen in den Einstellungen unter „Gedächtnis“ ein. Danach gibt es zwei Wege, es zu füllen:

„Gemeindewissen importieren“ übernimmt, was ihr schon aufgeschrieben habt: Text zum Einfügen, eine Datei (PDF, Word oder Text bis 4 MB), eure Webseite oder fünf kurze Fragen. Du siehst jeden vorgeschlagenen Eintrag und nimmst den Haken weg, wo etwas nicht stimmt. Gespeichert wird erst, wenn du bestätigst.
„Mitarbeitende und Leitungen aus ChurchTools übernehmen“ schlägt vor, wer welche Gruppe leitet. Übernommen werden nur Name, Gruppe und Rolle, und nur aus Gruppen, die alle Mitglieder sehen. Versteckte Gruppen, Kontaktdaten und Geburtstage bleiben draußen. Läuft es später noch einmal, schlägt es nur vor, was sich geändert hat, und markiert, wer nicht mehr in ChurchTools steht.

Ausschalten

Nur für dich: Schalte „Erinnerungen aus Chats erstellen“ aus. Ab der nächsten Nachricht nutzt der Assistent deine Erinnerungen nicht mehr und merkt sich nichts Neues. Was schon gespeichert ist, bleibt, bis du es löschst.
Nur Persönliches: Schalte „Persönliches merken“ aus. Der Assistent löscht dann, was er sich so gemerkt hat, und merkt sich Persönliches nur noch auf deine ausdrückliche Bitte.
Nur die Suche in früheren Chats: Schalte „Chats durchsuchen und referenzieren“ aus.
Für einen Chat: Starte einen temporären Chat über das Symbol oben rechts im Chat, solange noch keine Nachricht geschrieben ist. Er nutzt deine Erinnerungen nicht, merkt sich nichts und taucht in der Chat-Suche nicht auf.
Für die ganze Gemeinde: Ein Admin schaltet „Gedächtnis in eurer Gemeinde“ aus. Das gilt für alle Mitglieder, auch fürs Gemeindewissen.

„Gedächtnis zurücksetzen“ löscht deine Erinnerungen in dieser Gemeinde dauerhaft, dazu die Suche über deine früheren Chats. Die Chats selbst bleiben.

Datenschutz

Erinnerungen und Gemeindewissen liegen auf Servern in der EU, und auch die KI, die sie verarbeitet, läuft in der EU. Admins können deine privaten Erinnerungen nicht lesen, auch nicht beim Ausschalten oder Löschen.

Manches speichert der Assistent nur auf deine ausdrückliche Bitte oder mit „Persönliches merken“, manches nie, auch wenn du darum bittest:

Auf deine Bitte oder mit „Persönliches merken“, immer nur privat	Nie gespeichert
Persönliches über dich, etwa deine Gesundheit oder deine familiäre Situation, wenn es für deine Arbeit wichtig ist	Inhalte aus der Seelsorge und Gebetsanliegen
	Gesundheit und Intimes über andere Menschen
	Vorwürfe von Straftaten
	Zuschreibungen zu Persönlichkeit, Glauben oder Politik einer Person
	Wer was gespendet hat
	Passwörter, Zugangsdaten und Kontonummern

Bittest du um etwas davon, sagt der Assistent dir, dass er es nicht speichert. Ins Gemeindewissen kommen außerdem nie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Wohnadressen oder Geburtstage.