Belege automatisch per E-Mail an Modern Ministry weiterleiten

Modern Ministry erfasst eingehende Rechnungen und Belege automatisch, wenn sie per E-Mail an die Beleg-Adresse deiner Gemeinde geschickt werden. Einmal eingerichtet, landen neue Belege ohne manuelles Zutun in deiner Belegübersicht, bereit zur Prüfung und Verbuchung. Das erspart der Buchhaltung das wöchentliche Einsammeln und Ablegen und sorgt dafür, dass keine Rechnung im Posteingang verloren geht.

1. Deine Beleg-Adresse finden

Jede Gemeinde hat eine eigene, eindeutige Beleg-Adresse im Format belege-…@in.modernministry.ai.

Du findest sie unter Einstellungen → Buchhaltung auf der Karte „Beleg-Postfach“ im Feld „Deine Beleg-Adresse“. Mit dem Kopieren-Button daneben übernimmst du sie in die Zwischenablage. Die Adresse können alle Mitglieder deiner Gemeinde einsehen und kopieren. Schließlich sollen auch Mitarbeitende ohne Buchhaltungszugriff Belege einreichen können. Die Einstellungen des Postfachs (Freigabeliste, Aktivierung) ändern dürfen nur Mitglieder mit Buchhaltungszugriff.

Wichtig: Die Adresse enthält einen geheimen Sicherheits-Code und funktioniert wie ein Schlüssel. Teile sie nur mit Personen und Diensten, die Belege einreichen sollen. Falls die Adresse versehentlich breiter bekannt wird, kannst du sie auf derselben Karte jederzeit neu generieren. Die alte wird damit ungültig.

2. Vor der Einrichtung: Absender freigeben und Postfach aktivieren

Neu eingerichtete Beleg-Postfächer sind aus Sicherheitsgründen zunächst deaktiviert und nehmen keine E-Mails an. Bevor du irgendeine Weiterleitung einrichtest, erledige deshalb auf der Karte „Beleg-Postfach“ zwei Dinge in dieser Reihenfolge:

1. Absender freigeben, auf eine von zwei Arten:
   • Freigabeliste: Nur eingetragene Absender werden angenommen. Du kannst einzelne Adressen (buero@gemeinde.de) oder ganze Domains (@gemeinde.de) eintragen.
   • Alle Absender akzeptieren: Jede Mail an die Beleg-Adresse wird angenommen. Da die Adresse selbst geheim ist, ist das für die meisten Gemeinden die unkomplizierteste und robusteste Einstellung, besonders wenn Belege von wechselnden Absendern kommen.
2. Postfach aktivieren. Der Schalter lässt sich erst umlegen, wenn mindestens ein Absender angenommen würde.

Solange das Postfach deaktiviert ist, werden eingehende Mails abgewiesen. Ob während dieser Zeit Mails ankamen, siehst du direkt auf der Karte „Beleg-Postfach“ und auf der Belege-Seite.

3. Drei Wege, wie Belege ankommen können

Du musst dich nicht für einen einzigen Weg entscheiden; in der Praxis werden meist alle drei kombiniert:

A: Lieferanten schicken direkt an die Beleg-Adresse. Der sauberste Weg: Hinterlege die Beleg-Adresse bei euren regelmäßigen Lieferanten (Stromanbieter, Telefonanbieter, Verlage, Onlineshops) als Rechnungs-E-Mail-Adresse. Die Rechnung geht dann direkt an Modern Ministry, ohne Umweg über euer Postfach.

B: Automatische Weiterleitungsregel im Gemeindebüro-Postfach. Für alles, was weiterhin an das normale Büro-Postfach geht: Richte eine Regel ein, die passende E-Mails (z. B. mit „Rechnung“ oder „Beleg“ im Betreff) automatisch an die Beleg-Adresse weiterleitet. Anleitungen siehe unten.

C: Einzelne E-Mails manuell weiterleiten. Jede rechnungsrelevante E-Mail kannst du jederzeit von Hand an die Beleg-Adresse weiterleiten. Auch dafür gelten Aktivierung und Absenderfreigabe aus Abschnitt 2.

4. Checkliste für die Weiterleitungsregel (anbieterunabhängig)

Egal welches E-Mail-Programm ihr nutzt, eine gute Regel besteht immer aus denselben Bausteinen:

• Bedingung eng fassen: z. B. Betreff enthält „Rechnung“, „Invoice“ oder „Beleg“, oder Absender ist ein bekannter Lieferant.
  Nicht das gesamte Postfach weiterleiten.
• Aktion: Weiterleiten an die Modern-Ministry-Beleg-Adresse.
• Original behalten: Die Regel soll die E-Mail weiterleiten, nicht verschieben oder löschen. Das Original bleibt im Postfach.
• Absenderfreigabe prüfen: Weitergeleitete Mails kommen technisch von eurem Postfach, nicht vom ursprünglichen Rechnungssteller. Wenn du die Freigabeliste nutzt, gib also das weiterleitende Postfach oder eure Domain frei (z. B. buero@gemeinde.de oder @gemeinde.de), nicht die einzelnen Lieferanten. Am einfachsten bleibt „Alle Absender akzeptieren“.
• Testen: Nach dem Einrichten eine Test-Mail schicken (siehe Abschnitt 7).

5. Anleitung: Microsoft 365 / Outlook

1. Öffne Outlook im Browser (outlook.office.com) und melde dich mit dem Büro-Postfach an.
2. Einstellungen (Zahnrad) → E-Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen.
3. Vergib einen Namen, z. B. „Rechnungen an Modern Ministry“.
4. Bedingung: „Betreff enthält“ → Rechnung (weitere Begriffe wie Invoice, Beleg mit „Oder“ ergänzen). Alternativ: „Von“ → Adresse eines bekannten Lieferanten.
5. Aktion: „Weiterleiten an“ → Beleg-Adresse einfügen.
6. Speichern.

⚠️ Hinweis für Microsoft-365-Umgebungen: Viele Organisationen blockieren die automatische Weiterleitung an externe Adressen standardmäßig (Sicherheitsrichtlinie des Tenants). Falls weitergeleitete Mails nicht ankommen, muss die Person mit Microsoft-365-Administratorzugang die externe Weiterleitung für dieses Postfach erlauben. Das ist eine einmalige Einstellung.

Die genaue Menüführung kann je nach Outlook-Version leicht abweichen; die Bausteine (Bedingung → Weiterleiten an) sind aber immer dieselben.

6. Anleitung: Gmail / Google Workspace

Gmail verlangt, dass eine Weiterleitungsadresse zunächst per Bestätigungs-Mail verifiziert wird. Die Reihenfolge ist hier entscheidend:

1. Zuerst in Modern Ministry (Abschnitt 2): entweder „Alle Absender akzeptieren“ einschalten, oder zur Freigabeliste sowohl @google.com (für die Bestätigungs-Mail) als auch eure eigene Gmail-Adresse hinzufügen (die später weitergeleiteten Mails kommen technisch von eurem Konto). Dann das Postfach aktivieren. Nur so kann die Bestätigungs-Mail von Google überhaupt ankommen.
2. In Gmail: Einstellungen (Zahnrad) → Alle Einstellungen aufrufen → Weiterleitung und POP/IMAP → Weiterleitungsadresse hinzufügen und die Beleg-Adresse eintragen.
3. Google schickt nun eine Bestätigungs-Mail an die Beleg-Adresse. Sie erscheint in Modern Ministry auf der Belege-Seite im Bereich der eingegangenen E-Mails als Eintrag „Kein Beleg erkannt“. Die Mail enthält ja keinen Beleg-Anhang, das ist hier völlig in Ordnung. Der Bestätigungscode steht am Anfang des Betreffs; bei Bedarf kannst du die Original-Mail dort auch herunterladen und den Bestätigungslink öffnen.
4. Verwende Code bzw. Link, um die Weiterleitungsadresse in Gmail freizuschalten.
5. Aktiviere danach nicht die generelle Weiterleitung, sondern lege einen Filter an: Einstellungen → Filter und blockierte Adressen → Neuen Filter erstellen.
6. Bedingung: Betreff enthält Rechnung (oder Absender = bekannter Lieferant) → Weiter.
7. Aktion: „Weiterleiten an“ → Beleg-Adresse auswählen → Filter erstellen.

7. Test senden und prüfen

1. Schicke dir selbst eine E-Mail mit „Rechnung“ im Betreff und einem unkritischen Test-PDF im Anhang. Nimm für den ersten Test keine echte Rechnung mit sensiblen Daten.
2. Prüfe, ob die Weiterleitungsregel greift.
3. Öffne die Belege-Seite. Neue Einträge erscheinen von selbst, sobald du auf die Seite zurückwechselst; bleibst du auf der Seite, erscheint ein kurzer Hinweis mit einer Schaltfläche „Aktualisieren“. Dieselben drei Testschritte findest du auch direkt auf der Belege-Seite als aufklappbaren Hinweis.
4. Du solltest zwei Dinge sehen: die eingegangene E-Mail mit dem Status „Verarbeitet“ und den neuen Beleg oben in der Belegliste (Quelle „E-Mail“). Der Beleg erscheint zunächst mit dem Hinweis „Beleg wird ausgelesen…“ und zeigt kurz darauf Aussteller, Betrag und Datum.
5. Erscheint beides: Einrichtung abgeschlossen. ✅

Tipp: Auf der Karte „Beleg-Postfach“ kannst du eine Benachrichtigungs-Adresse hinterlegen. Dann wirst du per E-Mail informiert, falls eine eingehende Mail nicht verarbeitet werden konnte oder abgewiesen wurde.

Was Modern Ministry annimmt: PDF, JPG, PNG, WEBP sowie HEIC/HEIF (iPhone-Fotos). Eine E-Mail darf mehrere Anhänge enthalten; jeder wird als eigener Beleg erfasst. ZUGFeRD-Rechnungen funktionieren (sie sind PDFs, die eingebetteten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen). Reine XML-Rechnungen ohne PDF (z. B. XRechnung als .xml-Datei) werden derzeit nicht verarbeitet.

Zur Dateigröße: Beim direkten Hochladen sind bis zu 20 MB pro Datei möglich. Auf dem E-Mail-Weg liegt die praktische Grenze bei etwa 18 MB pro Anhang. E-Mails transportieren Anhänge kodiert, wodurch sie unterwegs größer werden, und der Mailversand begrenzt die Gesamtgröße einer Nachricht. Sehr große Scans kommen deshalb per E-Mail unter Umständen nicht an; lade sie in dem Fall direkt auf der Belege-Seite hoch. Ein Tipp, der fast immer hilft: Scanner auf 200 bis 300 dpi statt maximaler Auflösung einstellen.

8. Nach dem Eingang: den richtigen Weg zuordnen

Jeder Beleg bekommt eine Zuordnung, die bestimmt, wie er später verarbeitet wird:

• „Bank / Karte / später zuordnen“: die Voreinstellung. Der Beleg wird automatisch euren importierten Kontobewegungen zugeordnet. Für die allermeisten per E-Mail eingehenden Rechnungen ist das genau richtig.
• „Aus Gemeindekasse bezahlt“: für bar bezahlte Belege. Diese laufen über die Barbeleg-Verarbeitung und brauchen eine eingerichtete Kasse.
• „Manuell prüfen“: bewusst von der Automatik ausgenommen.

Wichtig: Ein per E-Mail eingegangener Beleg bleibt auf der Voreinstellung „Bank / Karte“, bis du etwas anderes auswählst. Wurde eine Rechnung bar aus der Gemeindekasse bezahlt, ändere die Zuordnung auf der Belege-Seite entsprechend. Sonst wartet der Beleg auf eine Kontobewegung, die es nie geben wird.

9. Wenn etwas nicht ankommt

• Postfach aktiv? Der häufigste Grund: Das Beleg-Postfach wurde noch nicht aktiviert (Abschnitt 2). Mails an ein deaktiviertes Postfach werden abgewiesen; auf der Belege-Seite und auf der Karte „Beleg-Postfach“ siehst du, ob und wie viele Mails währenddessen ankamen, und kannst die Absender dort direkt freigeben.
• Absender freigegeben? Bei aktiver Freigabeliste erscheinen abgewiesene Absender auf der Belege-Seite im Bereich „Abgelehnte Absender“, mit Betreff-Beispiel und einem Klick zum direkten Freigeben. Danach die Mail einfach erneut schicken.
• „Kein Beleg erkannt“? Die Mail kam an, enthielt aber keinen verwertbaren Anhang. Prüfe das Dateiformat (siehe oben). Bei Bedarf gibt es dort die Option, die Mail erneut verarbeiten zu lassen.
• Doppelt geschickt? Kein Problem: Identische Mails und identische Dateien werden automatisch erkannt und nicht doppelt angelegt.
• Microsoft 365: Externe Weiterleitung vom Admin freigeben lassen (siehe Hinweis in Abschnitt 5).
• Gmail: Wurde die Weiterleitungsadresse bestätigt (Abschnitt 6)?
• Fallback: Belege lassen sich jederzeit auch manuell hochladen, direkt auf der Belege-Seite per Drag-and-drop (bis 10 Dateien auf einmal). Der manuelle Upload funktioniert unabhängig von allen Postfach-Einstellungen und steht allen Mitgliedern der Gemeinde offen. Die E-Mail-Einrichtung ist optional und keine Voraussetzung.